How To Manage The Team When Working Remotely

Short Summary

1 HOW TO MANAGE THE TEAM WHEN WORKING REMOTELY

HOW TO MANAGE THE TEAM WHEN WORKING REMOTELY

BY: SHREYA AGGARWAL, VIDHYARTHI DARPAN

Now a days, it is becoming very common to recruit and hire people from different parts of the country or even the world based on their talent, skills and experience. While this helps bring a lot of improvement to the team, it does pose a difficulty which is managing and maintaining a long distance professional relationship between the employer and the employees.

The responsibility of managing nurturing, guiding and supporting the team is taken up by the manager. When working remotely, this proves to be even greater challenge.

What does it mean by working remotely? Working remotely means working together as a group of working professionals from different parts of the world with various time zones, skills, customs and culture working on the same project.

Advantages of working remotely:

30% of the people found that by working remotely, they got more accomplishments done in a lesser time.
82% of the people said that experience lower stress level
87% of the people said that they feel more connected because of the new effective tools.

With the advancement of this ever changing and efficient technology, working along with your team and managing them is not that difficult. You can get access to a lot of information and resources while traditional face to face working is becoming less and less popular. The whole idea of working remotely scares some people as gathering different project team members who are living in different countries or continents, having their own different cultures and traditions seem a bit intimidating.

CHALLENGES FACED WHILE WORKING REMOTELY:

Having to rely on online work tools: New and evolving technology has made it possible to have an effective team production with people all across the globe by using the right kind of tools which helps to organize and distribute the workload.
No face to face supervision: This might mean that the employees will not work as efficiently and hardly. For the employers, there may be less supervision and guidance of their manager.
More time requires gaining information: when working remotely, a lot of time and effort is now required to have access to information from their coworkers. There is a lack of something known a mutual knowledge which proves to be a hindrance for increased productivity.
Keeping in mind the cultural differences of the team members: You have to manage people from every corner of the world which brings a lot of diversity, cultural differences, opinions, working ethics etc. to the table. You need to have an open mind and a better understanding to work with such a diverse group of people.
Different time zones: People are from different countries meaning they have different time zones. It can often mean poor coordination between the members leading to poor communication. Thus, while having online meetings, it can be a bit difficult to compromise your time schedule.
Lack of coordination: it can lead to poor management, poor organization and not up to the mark projects. You have to keep all the team members on the same page and in accordance with each other.
Distractions while working at home: Home is definitely not the ideal work environment. There is no dedicated workspace which decreases efficiency and the quality of work. You have parental responsibilities, responsibility of you partner, home chores etc. causing distractions.
Loneliness while working: People don’t have the means to connect with people socially which leads to loneliness. They experience social isolation and can lead to diseases like depression which might make the leave their job altogether.

SOME TIPS TO MANAGE YOUR TEAM WHILE WORKING REMOTELY:

Use the most advanced technology to communicate with team members: you cannot rely on simple technology like email alone. Online working tools with features such as face to face video chats and conferences etc. are a pre requisite to successful work meetings. These will help increase the mutual knowledge and make sure that the people are on the same page with each other. It helps establish more personal relationships between the colleagues which help in team work. Some commonly used online tools are Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.
Establish rules and boundaries: boundaries must be created for their online work ethic in terms of their professional and personal lives. Have time and work schedules properly maintained so people from different time zones can work together. This will build good quality coworker relationships.
Daily check – ins: have regular and predictable calls so that the workers will know that they can contact you in case of any query or problem or for guidance. This helps build trust between the manager and the employees.
Encourage cultural diversity: having a multicultural team means that there can often be conflicts among the people due to difference in perspectives. Team building is important and it will not be possible if the members do not respect each other’s cultures. Celebrate differences among the people and encourage togetherness.
Have online interactions regularly: Promote catching ups between the members before each meeting. They don’t have to be for too long. This will decrease the chances of loneliness and help the build connections with one another. Make time for small talk with everyone. Build rapport with every member of your team.
Provide support and guidance on a daily basis: listen to your team’s concerns and try to solve them. Let them know that you care about them and their wellbeing as well. Working remotely can be tough for anyone and such emotional support can go a long way. Give regular messages of motivation and build your team morale.
Be flexible: Have trust in your team and give them a little freedom with their wok and try to be flexible with the deadlines of possible. Give them a schedule which works he best for them and they will be the most productive that way.

Get face to face gatherings at least one or two times a year:

These gathering help in team building and will help in the long run. It provides opportunities for having discussions on their cultures, company’s future, etc. but do keep in mind that they can be a bit costly too.

टीम को कैसे प्रबंधित किया जाए, जब वह दूरस्थ काम कर रहे हो

आजकल, देश के विभिन्न हिस्सों या यहां तक कि अपनी प्रतिभा, कौशल और अनुभव के आधार पर लोगों को भर्ती करना और उन्हें किराए पर लेना बहुत आम हो गया है। हालांकि यह टीम में बहुत सुधार लाने में मदद करता है, लेकिन यह एक कठिनाई पैदा करता है जो नियोक्ता और कर्मचारियों के बीच एक लंबी दूरी के पेशेवर संबंध को प्रबंधित और बनाए रखता है।

प्रबंधक द्वारा टीम के पोषण, मार्गदर्शन और समर्थन का प्रबंधन किया जाता है। दूर से काम करने पर, यह और भी बड़ी चुनौती साबित होती है।
दूर से काम करने का क्या मतलब है? दूर से काम करने का मतलब है एक ही प्रोजेक्ट पर काम करने वाले विभिन्न समय क्षेत्र, कौशल, रीति-रिवाजों और संस्कृति के साथ दुनिया के विभिन्न हिस्सों के कामकाजी पेशेवरों के समूह के रूप में एक साथ काम करना।

दूर से काम करने के लाभ:

30% लोगों ने पाया कि दूर से काम करने से उन्हें कम समय में अधिक उपलब्धियाँ मिलीं।
82% लोगों ने कहा कि निचले स्तर के तनाव का अनुभव करें
87% लोगों ने कहा कि वे नए प्रभावी साधनों के कारण अधिक जुड़े हुए महसूस करते हैं।

इस निरंतर बदलती और कुशल प्रौद्योगिकी की प्रगति के साथ, अपनी टीम के साथ काम करना और उन्हें प्रबंधित करना उतना मुश्किल नहीं है। आप बहुत सारी सूचनाओं और संसाधनों तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं, जबकि पारंपरिक आमने सामने काम करना कम और कम लोकप्रिय होता जा रहा है। दूरस्थ रूप से काम करने का पूरा विचार कुछ लोगों को विभिन्न परियोजना टीम के सदस्यों को इकट्ठा करने से डराता है जो अलग-अलग देशों या महाद्वीपों में रह रहे हैं, उनकी अपनी अलग-अलग संस्कृतियां और परंपराएं होती हैं जो थोड़ा डराने वाली लगती हैं।

चुनौतियां निर्धारित की गई हैं जो काम कर रही हैं:

ऑनलाइन कार्य टूल पर भरोसा करने के लिए: नई और विकसित तकनीक ने दुनिया भर के लोगों के साथ एक प्रभावी टीम उत्पादन करना संभव बना दिया है जो सही प्रकार के टूल का उपयोग करके काम का बोझ व्यवस्थित करने और वितरित करने में मदद करता है।
आमने-सामने पर्यवेक्षण नहीं: इसका मतलब यह हो सकता है कि कर्मचारी उतनी कुशलता से और शायद ही काम करेंगे। नियोक्ताओं के लिए, उनके प्रबंधक की देखरेख और मार्गदर्शन कम हो सकता है।
अधिक समय के लिए जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है: दूर से काम करते समय, अपने सहकर्मियों से जानकारी प्राप्त करने के लिए बहुत समय और प्रयास की आवश्यकता होती है। एक पारस्परिक ज्ञान ज्ञात कुछ की कमी है जो उत्पादकता में वृद्धि के लिए बाधा साबित होती है।
टीम के सदस्यों के सांस्कृतिक अंतर को ध्यान में रखते हुए: आपको दुनिया के हर कोने से लोगों को प्रबंधित करना होगा जो कि बहुत अधिक विविधता, सांस्कृतिक अंतर, राय, कार्यशील नैतिकता आदि को तालिका में लाता है। इस तरह के विविध लोगों के साथ काम करने के लिए आपके पास एक खुला दिमाग और बेहतर समझ होनी चाहिए।
अलग-अलग समय क्षेत्र: लोग अलग-अलग देशों से हैं जिसका अर्थ है कि उनके पास अलग-अलग समय क्षेत्र हैं। यह अक्सर गरीब संचार के लिए अग्रणी सदस्यों के बीच गरीब समन्वय का मतलब हो सकता है। इस प्रकार, ऑनलाइन बैठकें करते समय, अपने समय कार्यक्रम से समझौता करना थोड़ा मुश्किल हो सकता है।
समन्वय का अभाव: यह खराब प्रबंधन, खराब संगठन और निशान परियोजनाओं तक नहीं हो सकता है। आपको टीम के सभी सदस्यों को एक ही पृष्ठ पर और एक-दूसरे के अनुसार रखना होगा।
घर पर काम करते समय विचलित होना: घर निश्चित रूप से आदर्श कार्य वातावरण नहीं है। कोई समर्पित कार्यक्षेत्र नहीं है जो दक्षता और कार्य की गुणवत्ता को कम करता है। आपके ऊपर माता-पिता की ज़िम्मेदारियाँ हैं, आप पर पार्टनर की ज़िम्मेदारी है, घर के काम आदि हैं, जिससे ध्यान भंग होता है।
काम करते समय अकेलापन: लोगों के पास सामाजिक रूप से उन लोगों से जुड़ने का साधन नहीं है जो अकेलेपन की ओर ले जाते हैं। वे सामाजिक अलगाव का अनुभव करते हैं और अवसाद जैसी बीमारियों को जन्म दे सकते हैं, जिससे छुट्टी पूरी तरह से हो सकती है।

कुछ टिप्स जो आपकी टीम को काम करने की याद दिलाती हैं:

टीम के सदस्यों के साथ संवाद करने के लिए सबसे उन्नत तकनीक का उपयोग करें: आप अकेले ईमेल जैसी सरल तकनीक पर भरोसा नहीं कर सकते। ऑनलाइन वर्किंग टूल जैसे फीचर्स जैसे फेस टू फेस वीडियो चैट और कॉन्फ्रेंस आदि सफल वर्क मीटिंग्स के लिए एक पूर्व आवश्यकता है। ये आपसी ज्ञान को बढ़ाने में मदद करेंगे और सुनिश्चित करेंगे कि लोग एक-दूसरे के साथ एक ही पृष्ठ पर हों। यह सहयोगियों के बीच अधिक व्यक्तिगत संबंध स्थापित करने में मदद करता है जो टीम के काम में मदद करते हैं। आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कुछ ऑनलाइन टूल हैं स्लैक, ज़ूम, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स इत्यादि।
नियम और सीमाएं स्थापित करें: सीमाओं को उनके पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन के संदर्भ में उनके ऑनलाइन काम के लिए बनाया जाना चाहिए। समय और काम का शेड्यूल ठीक से बनाए रखें ताकि अलग-अलग समय क्षेत्र के लोग एक साथ काम कर सकें। यह अच्छी गुणवत्ता वाले सहकर्मी संबंधों का निर्माण करेगा।
दैनिक चेक – इन्स: नियमित और अनुमानित कॉल हैं ताकि श्रमिकों को पता चले कि वे किसी भी प्रश्न या समस्या के लिए या मार्गदर्शन के लिए आपसे संपर्क कर सकते हैं। यह प्रबंधक और कर्मचारियों के बीच विश्वास बनाने में मदद करता है।
सांस्कृतिक विविधता को प्रोत्साहित करें: एक बहुसांस्कृतिक टीम होने का मतलब है कि लोगों के बीच अक्सर मतभेदों के कारण मतभेद हो सकते हैं। टीम का निर्माण महत्वपूर्ण है और सदस्य एक-दूसरे की संस्कृतियों का सम्मान नहीं करेंगे तो यह संभव नहीं होगा। लोगों में मतभेद मनाएं और एकजुटता को बढ़ावा दें।
नियमित रूप से ऑनलाइन बातचीत करें: प्रत्येक बैठक से पहले सदस्यों के बीच पकड़ने को बढ़ावा दें। उन्हें बहुत लंबे समय तक नहीं रहना है यह अकेलेपन की संभावना को कम करेगा और एक दूसरे के साथ संबंध बनाने में मदद करेगा। हर किसी के साथ छोटी सी बात के लिए समय निकालें। अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य के साथ तालमेल बनाएं।
दैनिक आधार पर सहायता और मार्गदर्शन प्रदान करें: अपनी टीम की चिंताओं को सुनें और उन्हें हल करने का प्रयास करें। उन्हें बताएं कि आप उनकी देखभाल करते हैं और साथ ही उनकी भलाई भी करते हैं। दूर से काम करना किसी के लिए भी कठिन हो सकता है और इस तरह का भावनात्मक समर्थन बहुत आगे बढ़ सकता है। प्रेरणा के नियमित संदेश दें और अपनी टीम का मनोबल बनाएं।
लचीले रहें: अपनी टीम पर भरोसा रखें और उन्हें अपनी कड़ाही से थोड़ी आजादी दें और संभव की समयसीमा के साथ लचीला बनने की कोशिश करें। उन्हें एक शेड्यूल दें जो उनके लिए सबसे अच्छा काम करता है और वे इस तरह से सबसे अधिक उत्पादक होंगे।

साल में कम से कम एक या दो बार आमने-सामने की सभाएँ करें: ये सभाएँ टीम निर्माण में मदद करती हैं और लंबे समय में मदद करेंगी। यह उनकी संस्कृतियों, कंपनी के भविष्य इत्यादि पर चर्चा करने के अवसर प्रदान करता है, लेकिन ध्यान रखें कि वे थोड़े महंगे भी हो सकते हैं।